OC Invoicer Pro – WordPress-Plugin – Freiheit von teuren Buchaltungsplattformen, einmal kaufen ewig nutzen

OC Invoicer Pro – Dokumentation (Text)

Version: Layout 3 (PDF-Layout: Logo rechts oben, „RECHNUNG“ darunter, automatische Rechnungsnummer, Rabatt/Skonto im Summenblock)

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1. Sinn & Zweck
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OC Invoicer Pro ist ein WordPress-Plugin zur Erstellung professioneller Rechnungen mit PDF-Ausgabe im A4-Hochformat.
Die Daten werden in eigenen WordPress-Datenbanktabellen gespeichert, sodass du Gläubiger, Kunden und Artikelpositionen im Backend pflegen und bei der Rechnungserstellung auswählen kannst. Zusätzlich lassen sich Rechnungen exportieren/importieren und per E-Mail an Kunden versenden.

Typische Einsatzfälle

• Wiederkehrende Rechnungen aus einer Artikel-/Leistungsliste erzeugen
• Mehrere Gläubigerprofile (z. B. mehrere Marken/Unternehmen) verwalten
• Rechnungen speichern und jederzeit erneut als PDF erzeugen
• Datensicherung per Export und Wiederherstellung per Import
• Rechnung mit einem Klick per E-Mail senden (PDF als Anhang)

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2) Voraussetzungen

WordPress & PHP

• WordPress 6.x empfohlen
• PHP 8.0+ empfohlen
• Schreibrechte im Upload-Verzeichnis (für temporäre PDF-Dateien)

E-Mail

• WP-Mail muss funktionieren (empfohlen: SMTP-Plugin)
• Korrekte Absenderadresse (SPF/DKIM ideal)

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3) Installation

1. WordPress Backend → Plugins → Installieren → Plugin hochladen
2. ZIP-Datei auswählen → Installieren → Aktivieren
3. Im Backend erscheint das Menü „OC Invoicer“
4. Optional: Seite anlegen und Shortcode einfügen: [invoice_tool]

Hinweis zur Datenbank

• Das Plugin legt beim Aktivieren (oder beim ersten Admin-Aufruf) eigene Tabellen an bzw. aktualisiert sie automatisch (z. B. wenn neue Felder wie Rabatt/Skonto hinzukommen).

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4) Kurzstart in 5 Minuten

1. OC Invoicer → Gläubiger: Gläubigerprofil anlegen (Logo, Bankdaten, Steuer/USt-ID)
2. OC Invoicer → Kunden: Kunden anlegen (inkl. E-Mail)
3. OC Invoicer → Artikel: Artikel/Leistungen anlegen (Einheit, Grundpreis netto, MwSt%)
4. OC Invoicer → Einstellungen: Nummernformat für Rechnungen einstellen
5. Frontend-Seite mit [invoice_tool] öffnen → Gläubiger + Kunde wählen → Positionen hinzufügen → Speichern → PDF öffnen

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5) Datenmodell (was wird gespeichert?)

Das Plugin speichert Daten in eigenen Tabellen (je nach WP-Präfix). Zentrales Konzept:

• Gläubiger: Absender/Unternehmen (Logo, Bank, Steuerdaten, Footertext)
• Kunden: Empfänger/Schuldner (inkl. E-Mail für Versand)
• Artikel: Wiederverwendbare Leistungen/Produkte
• Rechnungen: Kopf-/Metadaten + Positionen (inkl. Rabatt/Skonto)

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6) Backend-Menü & Funktionen der einzelnen Elemente

6.1 OC Invoicer → Gläubiger
Zweck: Gläubigerprofile pflegen, die als Rechnungsaussteller dienen.

Wichtige Felder

• Name: Unternehmensname/Marke (PDF-Kopf, Fußzeile, E-Mail)
• Adresse (mehrzeilig): Straße/PLZ/Ort (PDF-Adressblock, Fußzeile)
• Logo (PNG/JPG): Im PDF eingebettet und rechts oben platziert
• Bank, IBAN, BIC: für Zahlungshinweis
• Steuernummer / USt-ID: im PDF-Kopf und in der Fußzeile
• Footer-Zusatz (optional): z. B. Register/HRB/Geschäftsführer

6.2 OC Invoicer → Kunden
Zweck: Empfänger pflegen, inkl. E-Mail-Adresse für Rechnungsversand.

Wichtige Felder

• Firma/Name: erscheint im PDF-Adressblock
• Adresse (mehrzeilig): Rechnungsadresse
• E-Mail: Empfängeradresse für den Versand
• Telefon (optional): interner Kontakt / optional im PDF

6.3 OC Invoicer → Artikel
Zweck: Wiederverwendbare Artikel/Leistungen mit Einheit, Grundpreis und MwSt.

Wichtige Felder

• Titel: Artikel-/Leistungsname (Positionszeile)
• Beschreibung (optional): Zusatztext unter dem Titel
• Einheit: z. B. Stück, Stunden, Paket
• Grundpreis (netto): Preis pro Einheit
• MwSt %: z. B. 19

6.4 OC Invoicer → Rechnungen
Zweck: Rechnungen verwalten.

Funktionen

• Liste aller Rechnungen (Nummer, Datum, Kunde, Betrag)
• PDF öffnen/neu generieren
• Per E-Mail senden (PDF-Anhang)
• Löschen (mit Sicherheitsabfrage/Nonce); Positionen werden mitgelöscht

6.5 OC Invoicer → Export/Import
Zweck: Datensicherung und Wiederherstellung.

• Export: Download einer Datei (JSON) mit Gläubigern, Kunden, Artikeln, Rechnungen und Positionen
• Import: Datei hochladen und Daten wieder einspielen
  Hinweis: Import kann je nach Einstellung Duplikate erzeugen, wenn schon Daten vorhanden sind.

6.6 OC Invoicer → Einstellungen (Rechnungsnummer-Format)
Zweck: Automatische, fortlaufende Rechnungsnummern definieren.

Beispiel-Format:
MAP-{YYYY}-{SEQ:4}

Platzhalter

• {YYYY} = Jahr 4-stellig (z. B. 2026)
• {YY} = Jahr 2-stellig (z. B. 26)
• {SEQ} = laufende Nummer ohne Padding
• {SEQ:4} = laufende Nummer mit Padding (z. B. 0001)

Die Sequenz wird typischerweise pro Jahr fortgeführt (je nach Einstellung).

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7) Rechnungstool im Frontend (Shortcode)

Shortcode: [invoice_tool]

Zweck

• Schnelle Rechnungserstellung im Frontend durch Auswahl von Gläubiger, Kunde und Artikeln aus dem Backend.

Funktionen im Tool

• Gläubiger wählen (Dropdown)
• Kunde wählen (Dropdown)
• Artikel hinzufügen (Artikel auswählen, Menge, Einheit, Grundpreis)
• Rabatt und Skonto erfassen (werden im PDF im Summenbereich ausgewiesen)
• Speichern (Rechnung wird in DB angelegt)
• PDF öffnen (A4-PDF im Layout der Vorlage)

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8) PDF-Generierung & Layout (Aufbau wie Anlage)

Die PDF-Erstellung erfolgt serverseitig. Umlaute (ä, ö, ü, ß) werden korrekt gerendert. Das Logo wird eingebettet.

Wichtige Layoutpunkte

• Logo rechts oben, darunter der Titel „RECHNUNG“
• Adressblöcke mit ausreichendem Abstand (nicht gequetscht)
• Meta-Box rechts (Rechn.-Nr., Rechnungsdatum, Fälligkeit, Bestelldatum, Zahlungsart)
• Positions-Tabelle: Produkt, Menge, Einheit, Grundpreis, Summe
• Summenblock: Zwischensumme, MwSt, Gesamt (Währung: EUR)
• Rabatt/Skonto stehen im Summenbereich unter Zwischensumme (nicht in der Tabellenzeile gequetscht)
• Zahlungshinweis im freien Bereich unter den Summen mit IBAN/Bank
• Fußzeile wird aus Gläubigerangaben gebildet (Name, Adresse, Steuer/USt-ID + optionaler Zusatz)

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9) E-Mail-Versand

Rechnungen können im Backend aus der Rechnungsverwaltung per E-Mail an den Kunden versendet werden. Das PDF wird als Anhang hinzugefügt.

Voraussetzungen

• Beim Kunden ist eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt
• WordPress kann E-Mails versenden (empfohlen: SMTP-Plugin konfigurieren)

Ablauf

1. Backend → OC Invoicer → Rechnungen
2. Rechnung auswählen → Button „Senden“
3. Plugin generiert/holt das PDF und sendet es an die Kunden-E-Mail

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10) Löschen & Sicherheit

• Rechnungen können im Backend gelöscht werden (Nonce/Sicherheitsprüfung).
• Beim Löschen werden zugehörige Positionsdaten ebenfalls entfernt.
• Empfehlung: Vor größeren Änderungen einen Export erstellen.

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11) FAQ / Fehlerbehebung

Umlaute im PDF falsch

• Prüfe, ob du die aktuelle Plugin-Version mit Umlaut-Fix nutzt.

Logo erscheint nicht im PDF

• Prüfe, ob im Gläubigerprofil ein Logo hinterlegt ist (PNG/JPG).
• Bei sehr großen Bildern ggf. Dateigröße reduzieren.

E-Mail kommt nicht an

• SMTP-Plugin nutzen und Absenderdomain prüfen (SPF/DKIM).

Automatische Rechnungsnummer stimmt nicht

• Nummernformat unter OC Invoicer → Einstellungen prüfen.
• Platzhalter korrekt verwenden ({YYYY}, {SEQ:4} usw.).

Export/Import

• Export liefert JSON. Import erwartet identisches Format.
• In bestehende Installation importiert kann Duplikate erzeugen (abhängig von Einstellung).